Подготовительный этап выставкиРекламистер: > Рекламные услуги > ВЫСТАВКИ > Организация выставочного проекта > Подготовительный этап выставки
Подготовительный этап выставкиОрганизационные мероприятия
1.1 Разработка концепции выставочного проекта
Документальное обеспечение - Концепция выставочного проекта
Комментарий. При разработке концепции выставочного проекта необходимо проведение серьезных маркетинговых исследований, которые дадут ответ на следующие вопросы:
- готовность рынка /отрасли к проведению данного проекта;
- наличие партнеров ( по рынку/отрасли) по организации выставки;
- наличие аналогичных выставочных проектов.
Ответ на эти вопросы можно получить путем консультаций с представителями государственных, профессиональных, общественных объединений, изучения маркетинговых исследований по отрасли, периодической литературы, «живой работы» на конкурентных выставках.
Особое внимание при разработке концепции следует уделить названию и классификатору выставки. Название должно быть точным, интернациональным, юридически чистым, Классификатор выставки должен точно определять ее тип. Лучше воспользоваться общепринятыми классификаторами. Выставка должна быть «прозрачной».
В ее названии, номенклатуре, сроках, продолжительности не должно быть пересечений и искажений, дезориентирующих участников и посетителей.
В концепции необходимо отразить:
- обоснование «содержательной» состоятельности проекта для рынка;
- уникальные стороны проекта;
- тематико-экспозиционный план выставки, принципы организации экспозиции, партеры по организации экспозиции;
- структуру экспонентов выставки;
- мероприятия деловой программы выставки (протокольные мероприятия, конференции, секции, семинары, круглые столы);
- подпрограммы и сопутствующие мероприятия;
- конкурсную, презентационную программу;
- медиа- план, план РР работы, структуру Ргоmotion;
- рекламное обеспечение;
- инфраструктурное обеспечение.
Документ, разработанный по такому плану, является «сеткой» для составления сметы выставки и анализа коммерческой состоятельности проекта, презентации и «обкатки» проекта вне компании и его практической реализации подразделениями внутри.
| 1.2 Анализ коммерческой состоятельности проекта, определение стоимости кв.м. выставочной площади |
Экспертное заключение |
| 1.3 Заключение договора на аренду выставочной площади |
Договор аренды |
| 1.4 Заключение договора на застройку с генеральным подрядчиком |
Договор о застройке |
| 1.5 Подготовка Организационного комитета, формирование программы государственной поддержки проекта |
Состав Организационного комитета |
| 1.6 Разработка фирменного стиля проекта (логотип, бланк, визитка, фирменный цвет) |
Константы фирменного стиля выставки |
| 1.7 Подготовка информационного письма о выставке, разработка программы мероприятий выставки |
Информационное письмо, программа мероприятий |
Комментарий. Информационное письмо о выставке предназначается для приглашения участников. Содержит точное название, время, место проведения, тематику выставки, программу мероприятий выставки, контактные телефоны и прочие реквизиты организаторов, а также элементы фирменного стиля выставки. Объем письма — не более 2 страниц.
| 1.8 Подготовка заявочной документации по проекту |
Бланк заявки-договора |
Комментарий. Заявочная документация представляет собой бланк заявки-договора на участие в выставке, который служит основанием для выставления счета-фактуры экспоненту. Содержит условия участия в выставке, схему оплаты, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и услуг, предоставляемых организатором.
Целесообразно включать в пакет заявочной документации сразу все дополнительные заявки и приложения, а также технические требования к материалам:
- тематический рубрикатор
- классификатор продукции, представляемой экспонентом (для
- формирования систем поиска товаров )
- информация/реклама в каталог выставки, надпись на фризе стенда
- потребность в конференц-залах, сценической площадке, др.
- служебных и инфраструктурных помещениях и услугах
- участие в информационных продуктах (справочниках, СО, электронных информационных системах)
| 1.9 Определение клиентской базы, формирование библиотеки информационных источников по проекту, базы VIP. |
База данных по клиентам |
Комментарий. Источники для формирования «фирменной» клиентской базы:
- электронные и печатные базы данных по отраслям, «ведомственные» базы данных (министерства, союзы, объединения, торгпредства и т д.) Интернет и др.
Путем «сканирования» периодической печати, изучения маркетинговых исследований по рынку, а также используя бизнес-справки консалтинговых агентств, можно создать отдельные базы данных, с которыми необходима «точечная работа».
Особую трудность составляет проверка баз данных, их структуризация и приведение в функциональный, удобный для работы, вид. Управление базами должно производиться менеджером с соответствующим профильным образованием, тем более что успех работы с базами сегодня зависит и от конфигурации компьютерной сети, и от умения правильно пользоваться ресурсами системы Интернет, и от степени «обработки» данных базы (ее детализации), подготовки адресных массивов и т. д. Существуют отечественные разработки в области создания и поддержки специализированной справочно-адресной системы выставочных организаций
| 1.10 Разработка рекламной кампании проекта |
|
| Разработка структуры Promotion проекта |
План Promotion проекта |
| Формирование системы информационной поддержки проекта |
Договоры об информационной поддержки проекта |
| Разработка Медиа-плана |
Медиа-план |
| Мракетирование рекламы, текстовое содержание |
Макеты рекламы различных размеров, цветная и черно-белая |
| Определение комплекса полиграфической продукции, подготовка технического задания |
Номенклатура полиграфической продукции, договор с базовой типографией на размещение заказа, техническое задание |
| Определение комплекса наружной рекламы по проекту, др. видов рекламы, рекламных акций |
План-схема рекламных акций, техническое задание по изготовлению наружной рекламы |
| Подготовка и сдача в печать рекламных буклетов |
Рекламные буклеты |
| 1.11 Разработка индивидуальных и спонсорских программ |
Индивидуальные программ! участия для крупных компаний, банков, СМИ |
Комментарий. Для крупных компаний, банков и СМИ организаторы выставок предлагают детализированный пакет участия в выставке (иначе «спонсорский пакет»), который включает максимальный набор рекламных инструментов Участи экспонента в выставке по индивидуальной программе способно принести значительные дополнительные финансовые поступления организаторам выставки, но требует большой организационной работы менеджеров компании Индивидуальная (спонсорская) программа включает презентацию сильных/уникальных сторон выставки и ее проектов, а также детализацию рекламных инструментов, предоставляемых экспоненту (спонсору) организаторами выставки.
- рекламные возможности участия в выставке
- рекламные возможности участия в деловой программе
- возможности участия в рекламной кампании в СМИ
- возможности рекламных носителей выставки (полиграфия наружная и звуковая реклама, сувенирная продукция специальные проекты и презентационные программы.
1.10Разработка концепции и заявочной документации рекламно-информационных приложений
(каталоги-справочники, мультимедийные продукты) |
Концепт(описание "дерево") продукта, заявочная документация на участие в рекламно-информационном приложении |
|
НОВОСТИ:
12.10.2017
Сезон охоты на календари открыт!!!
Приобретайте патроны у наших менеджеров и убивайте одним выстрелом трёх зайцев: подарочные календари – оригинально, быстро, выгодно!
Квартальные календари стали еще выгоднее.. Заказывайте настенный календарь, дизайн......
10.10.2017
Печать и изготовление календарей на 2017
В нашей компании Вы можете заказать изготовление и печать любых видов фирменных календарей....
10.10.2017
Календари трио на 2017-2018 год
Заказывать календари трио в типографии Рекламистер выгодно!...
20 марта
Акция «Бессмертный полк»
Изготовление штендеров и табличек для шествия «Бессмертный полк» 9 Мая 2017 года....
Архив новостей
СОБЫТИЯ:
02.08.2019
Резка на планшетном плоттере
Изготовление заказов без штанцформы
- Быстрое изготовление
- Производство крупногабаритной и сверхпрочной упаковки
- Изготовление малых тиражей
- Резка, биговка и сверление гофрокартона толщиной до 10мм...
10.10.17
Фотосувениры с фирменной символикой
Сувениры с фирменной символикой - это большой выбор кружек, календарей и других сувениров оформленных в корпоративном стиле...
Архив предложений
|
